Die Einführung der Einzelabrechnung wurde vom Börsenverein des Deutschen Buchhandels bereits seit Inkrafttreten des § 52a UrhG im Jahr 2003 und von der VG Wort spätestens ab 2005 gefordert. Rechtlich verbindlich wurde sie mit der Entscheidung des Bundesgerichtshofs aus dem Jahr 2013. Ein entsprechender Rahmenvertrag zwischen Kultusministerkonferenz und VG Wort war ursprünglich schon für das Jahr 2016 vorgesehen und wurde dann nochmals um ein Jahr verschoben. Die Hochschulen haben das Thema allerdings lange in der falschen Hoffnung vor sich hergeschoben, dass es doch bei einer Pauschalabrechnung bleibe.
Die VG WORT stellt nun eine fertige Schnittstelle bereit, über die Hochschulen die Meldemaske in ihr Lernmanagement-System integrieren können. Das Zeitfenster ist zweifellos eng, aber die Integration bis spätestens zum Beginn des Sommersemesters 2017 durchaus möglich.
Wenn eine Hochschule bereits eine Campuslizenz für ein E-Book erworben hat, steht es Dozenten frei, darauf aus einem digitalen Semesterapparat oder Lern-Management-System zu verlinken, ohne dass dies bei der VG WORT gemeldet werden müsste. Wenn der Auszug jedoch als eigenes PDF zum Download eingestellt wird, ist dies meldepflichtig.
Hochschulen können einer Meldung von Auszügen zu Titeln, für die Campus-Lizenzen vorliegen, vorbeugen, indem sie in ihrem Lern-Management-System vor die Meldemaske der VG WORT einen Abgleich mit den im Bibliothekskatalog verzeichneten E-Books mit Campus-Lizenz schalten und den anfragenden Dozenten bei einem Treffer direkt die Verlinkungsmöglichkeit auf das E-Book anbieten.
Titel, zu denen Rechteinhaber eigene Lizenzangebote machen, werden in der VG WORT-Meldemaske mit einem entsprechenden Hinweis und einem Link zum jeweiligen Angebot versehen. Über den Einstieg in der VG WORT-Meldemaske sind damit auch diese Angebote leicht recherchierbar und auffindbar. Bislang finden sie sich alle zusammen auf der Plattform www.digitaler-semesterapparat.de.
Die Angemessenheit des Angebots erfordert nach dem BGH-Urteil, dass man die Lizenz vom Rechteinhaber kurzfristig (innerhalb von 3 Werktagen) erhält und dass auch das Downloaden und Ausdrucken des betreffenden Auszugs erlaubt wird. Im Hinblick auf die Preisgestaltung hat der BGH keine Grenze festgelegt, allerdings festgehalten, dass der Vergütungssatz der VG WORT in Höhe von 0,8 Cent je Seite und Teilnehmer für Lizenzangebote von Rechteinhabern nicht bindend ist, sondern im Rahmen des Marktüblichen erhöht werden darf. Mit diesen Kriterien können Dozenten entsprechende Angebote in puncto Angemessenheit beurteilen.
Die von der Universität Osnabrück angesetzten 5.000 EUR Vergütung an die VG WORT setzen einen dauerhaften Rückgang der Nutzungen wie im Testbetrieb voraus. Tatsächlich ist aber davon auszugehen, dass die Nutzung im vereinfachten Regelbetrieb gegenüber der Nutzung im Testlauf wieder höher liegt, wodurch auch die Vergütung an die VG WORT deutlich höher ausfällt als angenommen. Auf der Kostenseite berechnet die Universität Osnabrück vor allem Aufwände, für die de facto keine zusätzlichen Kosten anfallen. Denn die Meldung durch die Dozenten oder ihre Hilfskräfte und Mitarbeiter erfolgt für die Hochschule kostenneutral innerhalb von deren bereits vergüteter Tätigkeit.
An zusätzlichen Kosten fällt lediglich die einmalige Implementierung der Meldemaske und ggf. Personalaufwand für eine zentrale Information/ Betreuung der Dozenten an. Die Bereitstellung einer solchen Infrastruktur fällt aber in die Verantwortung der Hochschulen für die urheberrechtskonforme Nutzung von Auszügen durch ihre Mitarbeiter. Tatsächlich haben sich in der Vergangenheit viele Hochschulen wenig um die Einhaltung des Urheberrechtes durch ihre Dozenten gekümmert, sodass solche Aufwände nun neu für sie sind. Das ändert aber nichts daran, dass sie der Sache nach gerechtfertigt sind.
Der Abschussbericht enthält eine „Schlussbemerkungen aus Sicht der Universität Osnabrück“, wonach „die Meldungen an die VG Wort nur bei einem Viertel des Erwartungswertes lagen“ (Bericht S. 58). Dafür gibt es in der Auswertung des Testlaufs selbst jedoch keinen Beleg. Nach den vorgelegten Zahlen ging die Anzahl der von Dozenten insgesamt bereitgestellten Materialien im Vergleich zum vorherigen Semester um 18 Prozent zurück (Bericht S. 35). Ein Rückgang um 23-25 Prozent ergibt sich rechnerisch, wenn man annimmt, dass es ohne Einführung des Meldeportals einen Anstieg bei der Zahl der bereitgestellten Auszüge geben hätte, was aufgrund der Entwicklung in den Vorjahren plausibel erscheint.
Aufgrund einer Stichprobenuntersuchung kommt die Auswertung zu dem Ergebnis, dass im Bereich der nach § 52a UrhG meldepflichtigen Materialien der Rückgang höher ausfiel als insgesamt (ca. 50 Prozent, Bericht S. 47). Von einem Rückgang um 75 Prozent ist in der Auswertung selbst jedoch nirgends die Rede.
Durch die Beschaffung, Überprüfung und Eingabe von bibliographischen Angaben stieg der Zeitaufwand für eine Meldung im Prototypen in Osnabrück im Einzelfall bis zu 38 Minuten. Dieser zusätzliche Aufwand war bei ca. der Hälfte der Dozenten das Hauptargument gegen die Praktikabilität.
Mit dem überarbeiteten Meldeportal sinkt der Zeitaufwand in solchen Fällen nun um bis zu 90 Prozent. Auch der durchschnittliche Zeitaufwand für die Meldung wird durch die Verbesserungen nochmals deutlich reduziert. Mit wachsender Routine können die meisten Meldungen künftig voraussichtlich in 1-2 Minuten erledigt werden (bereits beim Testlauf in Osnabrück gab es Meldungen, die lediglich 30 Sekunden benötigten). Bei durchschnittlich 4 genutzten Auszügen je Lehrveranstaltung ergibt sich damit ein durchschnittlicher Meldeaufwand von gerade einmal 5-10 Minuten je Lehrveranstaltung!
Durch die Überarbeitung des VG WORT Meldeportals im Anschluss an den Testlauf an der Uni Osnabrück ist die Eingabe von bibliographischen Angaben für eine Meldung i.d.R. nicht mehr erforderlich. Es genügt die Eingabe der ISBN, wodurch die bibliographischen Angaben aus dem VLB geladen werden. Bei Zeitschriften genügt die Angabe des Seitenumfangs ohne weitere bibliographische Angaben.
Beim Testlauf in Osnabrück wurde in den Meldeaufwand wurde auch die Zeit für den Upload des Dokuments und für die Prüfung eingerechnet, ob ein Text überhaupt im Rahmen von § 52a UrhG genutzt werden darf. Dieser Aufwand fällt aber unabhängig von einer Pflicht zur Einzelmeldung immer an. Eine entsprechende Prüfung ist auch bei Pauschalvergütung nötig, weshalb der entsprechende Aufwand nicht dem Einzeltitel-Meldeverfahren zugerechnet werden kann.
Über die Höhe einer angemessenen Vergütung für Auszugsnutzungen im Rahmen von § 52a UrhG gibt es zwischen den Bundesländern und der VG WORT als Vertreterin der Rechteinhaber seit Jahren einen heftigen Dissens. Nach Einschätzung der Rechteinhaber sind die von den Ländern bezahlten Pauschalvergütungen angesichts der tatsächlichen Nutzungen deutlich zu gering. Vor allem aber ist es auf der Basis der Pauschalvergütung nicht möglich, die Einnahmen adäquat zu den Nutzungen gerecht an diejenigen Rechteinhaber zu verteilen, deren Werke tatsächlich genutzt werden.
Aus diesen Gründen haben auch die mit dem Streit befassten Gerichte „unter Abwägung des Interesses an einer möglichst genauen Ermittlung der zu zahlenden Vergütung einerseits und eines möglichst geringen Aufwands bei der Erhebung der hierzu erforderlichen Informationen andererseits“ (BGH-Urteil vom 20.3.2013) eine Einzelabrechnung als sachgerecht erachtet. Der neue Rahmenvertrag zwischen den Ländern und der VG WORT setzt diese Gerichtsentscheidung um.
